PROSES PERENCANAAN DAN PENERIMAAN KARYAWAN

RESUME

PROSES PERENCANAAN DAN PENERIMAAN KARYAWAN

 

 A. MERENCANAKAN DAN MEMPREDIKSI PEKERJAAN

Merencanakan pekerjaan atau personel adalah proses menentukan posisi yang akan diisi dalam perusahaan, dan bagaimana mengisinya. Perencanaan personel mencakup semua posisi yang harus diisi di masa depan, dari tugas pemeliharaan hingga CEO. Namun, kebanyakan perusahaan menggunakan perencanaan suksesi untuk mengacu pada proses bagaimana mengisi perkerjaan eksekutif yang penting di perusahaan.

Perencanaan pekerjaan adalah bagian integral dari strategi prusahaan dan proses perencanaan SDM. Rencana untuk memasuki bisnis baru, membangun pabrik baru, atau mengurangi biaya semuanya mempengaruhi jenis posisi yang perlu diisi.

  1. Memprediksi Kebutuhan Personel

Pendekatan perencanaan personel yang paling umum melibatkan penggunaan teknik-teknik sederhana seperti analisis rasio atau analisis tren untuk memperkirakan kebutuhan penyusunan staf berdasarkan proyeksi penjualan dan catatan sejarah penjualan terhadap kaitannya dengan personel.

Proses yang umum adalah memprediksikan pendapatan. Kemudian memperkirakan ukuran staf yang dibutuhkan untuk mencapai volume pendapatan yang diharapkan. Di sini manajer SDM menggunakan beberapa teknik, diantaranya:

a. Analisis Tren

Analisis tren mempelajari variasi dalam level pekerjaan perusahaan dalam beberapa tahun terakhir untuk memprediksikan kebutuhan masa depan. Tujuannya adalah untuk mengetahui tren yang dapat berlanjut ke masa depan. Analisis tren dapat memberikan perkiraan awal tetapi level pekerjaan jarang yang hanya bergantung pada ukuran waktu. Factor lain seperti perubahan dalam volume penjualan dan produktivitas juga memperngaruhi kebutuhan pengisian staf.

b. Analisis Rasio

Analisis rasio berarti membuat prediksi berdasarkan rasio di antara factor penyebab (seperti volume penjualan) dan jumlah karyawan yang dibutuhkan (misalnya, jumlah tenaga penjual). Seperti analisis tren, analisis rasio mengasumsikan bahwa produktivitas kurang lebih akan sama. Bila produktivitas penjualan meningkat atau menurun, rasio penjualan untuk para penjual akan berubah. Prediksi berdasarkan pada rasio historis kemudian tidak akurat lagi.

c. Scatter plot

Scatter plot atau gambar penyebar memperlihatkan secara grafis bagaimana dua variabel berhubungan. Bila memang berhubungan, bila Anda dapat meramalkan level aktivitas bisnis, Anda juga akan mampu memperkirakan kebutuhan personel Anda.

d. Menggunakan komputer untuk meramalkan kebutuhan personel

Para pengusaha juga menggunakan software untuk meramalkan kebutuhan personel. Data biasa yang dibutuhkan termasuk jam kerja langsung yang dibutuhkan untuk menghasilkan satu unit produk (ukuran produktivitas), dan tiga proyeksi penjualan – minimum, maksimum, dan kemungkinan – untuk lini produk yang dibahas. Berdasarkan data demikian, sebuah program biasa menghasilkan angka-angka atas rata-rata level staf yang dibutuhkan untuk memenuhi tuntutan produk, seperti juga ramalan terkomputerisasi terpisah untuk tenaga kerja langsung (seperti pekerja perakitan), staf tidak langsung (seperti sekretaris), dan staf pengecualian (seperti eksekutif).

Dengan program seperti ini, pengusaha dengan cepat dapat menterjemahkan produktivitas yang diproyeksikan dan level penjualan ke dalam ramalan kebutuhan personel, serta memperkirakan efek dari beragam produktivitas dan asumsi level penjualan atas kebutuhan personel.

  1. Meramalkan Pasokan Tenaga Kerja dari Dalam

Pada tahap ini Anda harus memperkirakan kemungkinan pasokan calon karyawan, baik dari dalam maupun dari luar. Kebanyakan perusahaan memulai dengan calon karyawan dari dalam. Di sini, tugas utamanya adalah menentukan karyawan saat ini mana yang memenuhi syarat untuk lowongan yang diproyeksikan. Untuk hal ini Anda harus mengetahui beberapa keterampilan karyawan Anda sekarang sebagai kualifikasi mereka saat ini. Kadang kala calon karyawan yang diinginkan tidak begitu jelas, dan para manajer beralih kepada kualifikasi yang tersedia. Persediaan ini berisi data tentang hal-hal seperti catatan prestasi, latar belakang pendidikan, dan kemampuan yang dapat dipromosikan.

Para manajer menggunakan beberapa perangkat manual sederhana untuk menelusuri kualifikasi karyawan. Persediaan personel dan catatan perkembangan menyusun informasi kualifikasi atas setiap karyawan. Informasi tersebut termasuk pendidikan, kursus yang disponsori perusahaan yang pernah diambil, karir dan minat perkembangan, bahasa, dan keterampilan. Bagan pengganti personel adalah pilihan lain, khususnya untuk posisi puncak perusahaan. Mereka memperlihatkan prestasi dan kemampuan promosi sebagai potensi pengganti untuk setiap posisi. Sebagai alternative, Anda dapat mengembangkan kartu pengganti posisi. Di sini Anda menciptakan kartu untuk setiap posisi yang berisi kemungkinan penggantian seperti juga prestasi, potensi promosi, dan pelatihan.

Umumnya, perusahaan tidak menelusuri kualifikasi ratusan atau ribuan karyawan secara manual. Kebanyakan perusahaan mengkomputerisasikan informasi ini dengan menggunakan beragam paket sistem software. Dalam banyak sistem komputerisasi seperti ini, karyawan dan Departemen SDM memasukkan informasi tentang latar belakang karyawan, pengalaman, dan keterampilan dengan menggunakan intranet perusahaan.

Pengamanan data dalam bank data personel perusahaan sangatlah penting. Tidaklah mudah untuk mengimbangi hak hukum pengusaha untuk membuat informasi yang dibutuhkan di dalam perusahaan dengan hak privasi karyawan. Satu pendekatan adalah dengan menggunakan matriks akses yang digabungkan dalam banyak sistem manajemen database.

  1. Meramalkan Pasokan Tenaga Kerja dari Luar

Bila Anda tidak memiliki cukup kandidat dari dalam untuk mengisi lowongan yang diantisipasi, Anda perlu focus untuk berusaha mengantisipasi ketersediaan kandidat dari luar. Sebagai contoh, Anda mungkin ingin mempertimbangkan kondisi ekonomi umum dan taraf pengangguran yang diperkirakan. Biasanya, makin rendah taraf pengangguran, akan makin sulit untuk merekrut personel.

 

B. PEREKRUTAN YANG EFEKTIF

Perekrutan yang efektif menjadi semakin penting saat ini. Perekrutan adalah hal yang lebih kompleks dari apa yang dipikirkan oleh seorang manajer. Kegiatan ini tidak hanya melibatkan penempatan iklan atau memanggil agen pekerjaan. Pertama-tama, perekrutan Anda harus sesuai dengan rencana strategis perusahaan. Kedua, beberapa metode perekrutan lebih baik dari yang lain bergantung pada jenis pekerjaan yang Anda rekrut dan yang menjadi sumber Anda. Ketiga, keberhasilan rekrutmen Anda bergantung pada luasan area masalah dan kebijakan nonrekrutmen SDM. Yang terpenting adalah rencana perekrutan Anda harus konsisten secara internal dan sesuai dengan strategi perusahaan.

Perusahaan yang lebih besar, khususnya, harus memutuskan apakah mereka akan melaksanakan semua perekrutan di keseluruhan perusahaan dari satu kantor pusat, atau mendesentralisasikan perekrutan pada berbagai kantor perusahaan. Ada beberapa keuntungan melakukan sentralisasi fungsi perekrutan. Diantaranya, sentralisasi memudahkan untuk mengaplikasikan prioritas strategis perusahaan secara keseluruhan. Melakukan perekrutan secara terpusat memiliki keuntungan lain. Metode ini mengurangi duplikasi (memiliki beberapa kantor perekrutan), memudahkan untuk menyebarluaskan biaya dari teknologi baru (seperti solusi perekrutan dan penyaringan berbasis internet) pada lebih banyak departemen, membentuk tim ahli perekrutan, dan memudahkan untu mngidentifikasi mengapa perekrutan yang dilakukan berjalan dengan baik ataupun gagal.

Manajer SDM yang merekrut untuk sebuah lowongan pekerjaan jarang sekali menjadi orang yang bertanggung jawab untuk mengawasi prestasi orang tersebut. Oleh karena itu, orang itu harus mengetahui dengan pasti apa yang diminta pekerjaan tersebut.

Pada praktiknya, lebih banyak pelamar tidak selalu berarti lebih baik. Pengusaha harus menarik pelamar yang berkualitas, tidak hanya sekedar pelamar. Satu iklan internet mungkin dapat menghasilkan ribuan pelamar, banyak yang berasal dari jauh yang tidak memungkinkan mereka menjadi calon karyawan yang dapat bekerja dengan baik. Bahkan dengan prapenyaringan yang terkomputerisasi dan software penelusuran, tetap ada biaya dalam pengelolaan kumpulan pelamar. Semakin besar kelompok pelamar, semakin banyak pelamar yang harus dihubungi dan diseleksi, meningkatkan biaya dan semakin potensial memperlama waktu yang dibutuhkan untuk mengisi posisi yang kosong. Lebih jauh lagi, lebih banyak pelamar tidak berarti lebih selektif. Manajer harus menilai tidak hanya jumlah pelamar yang dapat dihasilkan oleh setiap sumber, tetapi juga kualitas pelamar. Salah satu cara yang lugas adalah dengan menilai pelamar melalui berbagai sumber, menggunakan perangkat seleksi prapenyaringan.

 

C. SUMBER KANDIDAT DARI DALAM

Perekrutan mungkin dapat mengingatkan kkita tentang agen pekerjaan dan iklan khusus, tetapi karyawan yang tela ada saat ini sering merupakan sumber kandidat yang terbaik. Mengisi posisi lowong dengan kandidat dari dalam memiliki banyak keuntungan. Seringkali lebih aman untuk mempromosikan karyawan dari dalam karena Anda mungkin tidak dapat memiliki pandangan yang lebih akurat tentang keterampilan seseorang dari luar. Kandidat dari dalam juga mungkin lebih berkomitmen kepada perusahaan. Semangat juang dapat muncul hingga luasan dimana karyawan melihat promosi sebagai penghargaan untuk kesetiaan dan kompetensi. Kandidat dari dalam juga membutuhkan lebih sedikit orientasi dan pelatihan daripada kandidat dari luar. Meski demikian, mempekerjakan dari dalam juga memiliki kekurangan. Karyawan yang melamar untuk pekerjaan dan tidak mendapatkannya mungkin menjadi tidak puas; sangatlah penting untuk member tahu pelamar yang tidak berhasil tentang mengapa mereka ditolak dan tindakan perbaikan seperti apa yang dapat diambil agar lebih berhasil di masa depan.

Untuk menjadi efektif, promosi dari dalam membutuhkan penggunaan publikasi pekerjaan, catatan personel, dan data bank keterampilan. Publikasi pekerjaan berarti mempublikasikan pekerjaan yang lowong kepada karyawan dan menyebutkan atribut pekerjaan itu, seperti kualifikasi, penyelia, jadwal kerja, dan taraf penggajian. Perangkat penyimpanan kualifikasi personalia seperti yang telah dideskripsikan sebelumnya juga penting. Pemeriksaan catatan personel mengungkapkan karyawa yang bekerja pada pekerjaan yang berada di bawah level pendidikan dan keterampilan mereka. Pemeriksaan catatan ini juga dapat mengungkapkan orang-orang yang berpotensi untuk pelatihan di masa yang akan datang atau mereka yang telah memiliki latar belakang yang tepat bagi pekerjaan yang kosong tersebut. Sistem catatan yang terkomputerisasi dapat membantu memastikan bahwa Anda mempertimbangkan calon karyawan dari dalam yang berkualitas untuk pekerjaan tersebut.

Mempekerjakan kembali mantan karyawan memiliki pro dan kontra sendiri. Sisi baiknya, mantan karyawan adalah kualitas yang telah dikenal (kurang lebih), dan telah mengenal budaya, gaya, dan cara perusahaan melakukan banyak hal. Di sisi lain, karyawan yang telah keluar mungkin kembali dengan perilaku yang kurang positif. Dan mempekerjakan mantan karyawan yang telah keluar untuk mendapatkan pekerjaan yang lebih baik kembali ke posisi yang lebih baik dapat member tanda kepada karyawan Anda sekarang bahwa cara terbaik untuk maju adalah dengan meninggalkan perusahaan.

Meramalkan ketersediaan kandidat eksekutif dari dalam sangatlah penting dalam perencanaan penggantian. Perencanaan penggantian biasanya melibatkan tiga tahap: mengidentifikasi dan menganalisis pekerjaan kunci, menciptakan dan menilai calon karyawan, dan menyeleksi mereka yang akan mengisi posisi kunci tersebut.

 

D. SUMBER KANDIDAT DARI LUAR

Perusahaan tidak selalu mendapatkan semua karyawan yang mereka butuhkan dari staf mereka saat ini, dan terkadang mereka juga tidak ingin sehingga mereka mencari kandidat dari luar.

Semua orang telah mengenal iklan pekerjaan, dan banyak dari mereka yang meresponnya. Sementara rekrutmen berbasis web menggantikan iklan lowongan pekerjaan untuk beberapa area.

Seleksi dari media terbaik bergantung pada posisi yang ingin Anda rekrut. Intinya adalah untuk menargetkan iklan Anda dimana iklan tersebut akan menjangkau calon karyawan yang prospektif. Teknologi memungkinkan perusahaan menjadi lebih kreatif dalam hal bagaimana mereka memasang iklan bagi pelamar pekerjaan.

Pembuat iklan yang berpengalaman menggunakan bimbingan empat-poin yang disebut AIDA (attention, interest, desire, action) untuk membangun iklan. Tentu saja, Anda harus membuat iklan yang enarik perhatian, atau pembaca akan melewatkannya.

Memang mahal bagi pengusaha untuk memformulasi kampanye pemasaran yang bertujuan untuk membuat mereka lebih menarik bagi calon karyawan potensial. Menurut hasil penelitian, pengusaha disarankan untuk mencoba menciptakan kesan positif tentang perusahaan mereka melalui pemasangan iklan pekerjaan, website, dan sarana lain. Membangun reputasi dari mulut ke mulut juga penting. Dalam pencarian pekerjaan yang mereka lakukan, para sarjana baru sebagian besar sangat bergantung pada informasi tentang perusahaan tersebut dari orang lain.

Ada tiga jenis agensi pekerjaan: agensi publik yang dioperasikan oleh pemerintah federal, negara bagian, atau lokal; agensi yang terkait dengan organisasi nonprofit; dan agensi milik swasta.

Setiap negara bagian memiliki agen pelayanan pekerjaan yang dijalankan oleh publik dan negara bagian. Agen-agen ini adalah sumber penting bagi para pekerja kerah biru dan kerah putih, bahkan beberapa pengusaha telah memiliki berbagai pengalaman dengan mereka. Meski demikian, kegunaan agensi ini sebenarnya adalah pada keberadaannya. Di samping hanya mengisi lowongan pekerjaan, misalnya, konselor akan mengunjungi lokasi kerja pengusaha itu, meninjau persyaratan pekerjaan pengusaha, bahkan membantu pengusaha membuat deskripsi pekerjaan. Agen pekerjaan lain merupakan organisasi nonprofit. Kebanyakan lingkungan profesional dan teknis, seperti Institute for Electrical and Electronic Engineers/IEEE, memiliki unit-unit yang membantu anggotanya mendapatkan pekerjaan. Banyak agen kesejahteraan publik berusaha untuk menempatkan orang yang berada dalam kategori khusus, seperti yang cacat secara fisik atau menempatkan veteran perang.

Agensi pekerjaan swasta adalah sumber penting personel klerikal, kerah putih, dan manajerial. Mereka mengenakan upah (yang ditetapkan oleh hukum negara bagian dan di kantor-kantor mereka) untuk setiap pelamar yang mereka tempatkan. Beberapa alasan mengapa beralih kepada agensi:

  • Perusahaan Anda tidak memiliki departemen SDM sendiri dan tidak mampu melakukan perekrutan dan penyaringan.
  • Perusahaan Anda di masa lalu mengalami kesulitan untuk menarik pelamar yang memenuhi syarat.
  • Anda harus mengisi lowongan tertentu dengan cepat.
  • Dirasakan ada kebutuhan untuk menarik sejumlah pelamar minoritas atau wanita.
  • Anda ingin merekrut orang-orang yang saat ini telah bekerja, yang mungkin merasa lebih nyaman berhadapan dengan agensi daripada dengan perusahaan.
  • Anda ingin memotong waktu yang Anda berikan untuk wawancara.

Meski demikian, agensi bukanlah obat yang mujarab. Sebagai contoh, penyaringan agensi pekerjaan dapat membiarkan pelamar yang buruk melewati tahap awal proses seleksi. Pelamar yang tidak memenuhi syarat jadi dapat langsung bertemu dengan penyelia yang bertanggung jawab untuk mempekerjakan, yang dapat secara naïf mempekerjakan mereka. Pengujian dan penyaringan yang tidak tepat oleh agen pekerjaan yang dapat menghalangi pelamar yang potensial untuk berhasil masuk sebagai pelamar.

Para pengusaha sering menambahkan tenaga kerja permanen mereka dengan mempekerjakan para pekerja borongan atau temporer, sering juga melalui agen pekerjaan melalui bantuan temporer. Mereka dikenal sebagai pekerja paruh waktu atau pekerja untuk waktu tertentu.

Penyusunan staf borongan muncul karena beberapa alasan. Secara historis, pengusaha selalu menggunakan pekerja temporer untuk menggantikan karyawan permanen yang tidak masuk kerja karena sakit atau sedang berlibur. Tetapi, keinginan untuk produktivitas yang terusnmeningkat juga mempunyai kontribusi atas semakin populernya pekerja temporer. Pengusaha dapat mempekerjakan pekerja temporer melalui perekrutan langsung atau melalui agen staf temporer. Karyawan temporer adalah contoh dari apa yang disebut para professional SDM dengan penyusunan staf alternative; penggunaan sumber-sumber perekrutan tidak tradisional. Penggunaan sumber penyusunan staf alternative saat ini telah meluas dan berkembang.

Perekrutan eksekutif (juga disebut dengan ‘headhunters’) adalah agensi pekerjaan khusus yang dipertahankan oleh pengusaha untuk mencari bakat manajemen puncak untuk klien mereka. Persentase dari posisi perusahaan Anda yang diisi oleh jasa ini mungkin kecil. Namun, pekerjaan ini akan meliputi posisi penting eksekutif, para pemburu mungkin menjadi satu-satunya sumber calon karyawan Anda.

Para perekrut dapat sangat berguna. Mereka memiliki banyak kontak dan sangat mahir dalam menghubungi calon karyawan yang memenuhi syarat, yang saat ini telah bekerja dan tidak secara aktif mencari pekerjaan untuk mengubah pekerjaannya. Mereka juga dapat merahasiakan nama perusahaan Anda dalam proses pencarian. Perekrut seperti ini dapat menghemat waktu manajemen puncak bila mengiklankan posisi yang dibutuhkan dan menyaring ratusan pelamar. Namun, ada juga kekurangannya. Sebagai seorang pengusaha, penting bagi Anda untuk menjelaskan secara lengkap tipe calon karyawan. Beberapa perekrut juga cenderung menjadi penjual daripada sebagai profesional. Mereka lebih tertarik membujuk Anda untuk mempekerjakan seorang calon karyawan daripada menemukan seseorang yang akan benar-benar melakukan pekerjaan itu. Perekrut juga menyatakan bahwa apa yang katanya diinginkan oleh klien mereka sering tidak benar-benar akurat.

Baru-baru ini ada jenis baru hubungan perekrutan. Jasa perekrutan berdasarkan permintaan (On Demand Recruiting Service – ODRS) memberikan perekrutan khusus jangka pendek untuk mendukung proyek tertentu tanpa biaya tetap dari perusahaan pencarian tradisional. Pada dasarnya, mereka adalah para perekrut yang dibayar per jam atau per proyek, bukan berdasarkan persentase gaji.

Mengirimkan perwakilan pengusaha ke kampus untuk penyaringan awal para pelamar dan mengumpulkan pelamar dari kelulusan perguruan tinggi adalah sumber penting untuk pelatihan manajemen, calon karyawan yang dapat dipromosikan, karyawan professional, dan teknis. Tapi, perekrutan dikampus mahal dan membutuhkan waktu. Jadwal harus diatur jauh di muka, brosur perusahaan harus dicetak, catatan wawancara harus disimpan, dan banyak waktu yang dihabiskan di kampus. Dan para perekrut itu sendiri terkadang tidak efektif, atau bahkan lebih buruk. Beberapa perekrut tidak mempersiapkan diri, memberikan hanya sedikit perhatian kepada calon karyawan, dan bertindak berlebihan. Banyak perekrut juga tidak menyaring mahasiswa calon karyawan secara efektif. Beberapa pengalaman menggarisbawahi kebutuhan untuk melatih perekrut bagaimana melakukan wawancara dengan calon karyawan, bagaimana menjelaskan apa yang ditawarkan oleh perusahaan, dan bagaimana membuat calon karyawan tersebut merasa nyaman.

Perekrutan dari kampus memiliki dua tujuan utama. Tujuan yang paling utama adalah menentukan apakah seorang calon karyawan mempunyai nilai untuk dipertimbangkan lebih lanjut. Ciri apa yang dicari bergantung pada kebutuhan khusus perusahaan Anda. Ciri-ciri untuk dinilai termasuk keterampilan komunikasi, pendidikan, pengalaman, dan keterampilan antarindividu. Sasaran yang lain adalah mendapatkan calon karyawan yang baik. Faktor yang akan dipertimbangkan dalam memilih kampus yang akan direkrut adalah reputasi kampus dan prestasi dari pengangkatan karyawan dari sumber ini pada tahun sebelumnya.

Umumnya, pengusaha mengundang calon karyawan terbaik datang ke kantor atau pabrik pengusaha untuk kunjungan ke lokasi, dan ada beberapa cara untuk membuat kunjungan ini dapat memberikan hasil. Surat undangan harus hangat dan bersahabat tetapi resmi, dan harus memmberikan orang tersebut pilihan tanggal untuk mengunjungi perusahaan. Daftar yang menjelaskan jadwal pelamar itu juga informasi lain mengenai perusahaan – seperti laporan tahunan dan keuntungan karyawan – harus tersedia bagi pelamar itu di hotel. Dengan hati-hati rencanakan wawancara dan tepati jadwal.

Banyak mahasiswa perguruan tinggi mendapatkan pekerjaan mereka melalui kerja praktik atau magang. Kerja praktik dapat menjadi situasi yang sama-sama menguntungkan, baik bagi mahasiswa maupun pengusaha. Bagi mahasiswa, ini dapat berarti mampu mengasah keterampilan bisnis, memeriksa pengusaha potensial, dan belajar lebih banyak tentang kesukaan dan ketidaksukaan mereka saat tiba saatnya memilih karir. Dan tentu saja, pengusaha dapat menggunakan mahasiswa kerja praktik untuk membuat kontribusi yang berguna saat mengevaluasi mereka sebagai kemungkinan karyawan penuh waktu.

Program rujukan karyawan adalah pilihan lain. Perusahaan menempatkan pengumuman tentang lowongan dan meminta rujukan dalam buletin dan papan pengumuman dan intranet. Program penyerahan karyawan ditanggapi denga pro dan kontra. Karyawan saat ini biasanya akan memberikan informasi yang akurat tentang pelamar yang mereka serahkan, khususnya karena mereka mempertaruhkan reputasi mereka sendiri. Karyawan baru mungkin juga datang dengan gambaran yang lebih realistis tentang seperti apa bekerja dalam perusahaan setelah berbicara dengan temannya di sana. Tetapi, keberhasilan untuk kampanye ini banyak bergantung pada semangat juang karyawan. Dan kampanye ini dapat berakibat buruk, yakni penyerahan seseorang dapat ditolak dan karyawan itu menjadi tidak puas. Khususnya bagi pekerja yang dibayar per jam, datang langsung (walk-in) – aplikasi langsung yang dilakukan di kantor Anda – adalah sumber utama pelamar; pengusaha mendukung hal ini dengan menempatkan tanda ‘lowongan’ di lokasi kantor.

Sekarang ini semakin banyak orang yang melemar pekerjaan melalui online. Oleh karena itu, pengusaha semakin mempermudah penggunaan website mereka untuk berburu pekerjaan. Sebaliknya, beberapa manajer menggunakan internet untuk mencari pelamar. Daripada menempatkan iklan internet mereka, mereka melakukan pencarian di sumbernya pada situs seperti data base HotJob resume. Para pengusaha menyebutkan beberapa keuntungan melakukan perekrutan dari internet. Pertama, hemat biaya. Perekrutan melalui internet juga dapat lebih tepat waktu.

Iklan berbasis web sering menghasilkan sangat besar pelamar, jadi hampir seluruh perusahaan memasang sistem pelacakan pelamar untuk mendukung upaya perekrutan online dan off line mereka. Sistem pelacakan yang terkenal membantu pengusaha memonitor pelamar. Mereka memberikan beberapa pelayanan kepada pengusaha, termasuk manajemen permohonan (untuk memonitor lowongan pekerjaan), pengumpulan data pelamar (untuk memindai data pelamar ke dalam sistem), dan pelaporan (untuk menciptakan beragam laporan yang berhubungan dengan perekrutan seperti biaya per orang yang dipekerjakan dan bekerja berdasarkan sumber).

Memasang lowongan pekerjaan secara online memang menghasilkan lebih banyak lamaran. Tetapi, hal itu tidak mempercepat proses mempekerjakan. Sutter Health menerima begitu banyak daftar riwayat hidup yang berdatangan melalui email dan situs web sehingga lamaran berakhir dalam tumpukan yang sangat besar, menunggu divisi SDM Sutter untuk memeriksanya. Telah jelas bahwa jika perusahaan ingin tumbuh dan memberikan pelayanan bernilai tambah kepada cabangnya dimana reputasi mereka dibangun, mereka membutuhkan pendekatan perekrutan yang baru. Solusi Sutter Health adalah mengikat kerja sama dengan perusahaan bernama Recruitsoft, Inc., di San Fransisco. Recruitsoft adalah penyedia jasa lamaran perekrutan semua pekerjaan yang berhubungan dengan mengelola situs pekerjaan Sutter Health.

Mendesain iklan lowongan pekerjaan di internet yang efektif tidak berarti hanya mendaur ulang iklan Koran Anda lalu menempatkannya di web. Seperti dikatakan seorang spesialis perekrutan elektronik “membuat perekrut terlepas dari pola piker malas membuat iklan”. Bahkan untuk iklan Koran yang besar, pengusaha membatasi deskripsi singkat pekerjaan. Untuk klasifikasi iklan Koran yang lebih umumdan sekilas, mereka harus beralih pada singkatan yang membingungkan. Jangan begitu saja mengambil iklan koran dan memindahkannya ke web.

 

E. PEREKRUTAN TENAGA KERJA YANG LEBIH BERAGAM

Perekrutan tenaga kerja yang lebih beragam bukan hanya bertanggungjawab secara social: ini adalah kebutuhan, mengingat kenaikan cepat dalam kandidat minoritas, pekerja yang lebih berumur, para wanita, dan penyandang cacat.

Sekitar dua per tiga dari semua orang tua tunggal berada dalam tenaga kerja saat ini, dan kelompok ini adalah sumber kandidat yang penting. Menarik orang tua tunggal dimulai dengan memahami permasalahan yang mereka temui dalam menyeimbangkan kerja dan kehidupan keluarga. Beberapa orang tua tunggal memandang diri mereka kurang dukungan, kurang waktu pribadi, banyak tekanan, dan lebih banyak kesulitan dalam menyeimbangkan pekerjaan dan kehidupan rumah tangga. Meski demikian, sebagian besar segan untuk menyebutkan status orang tua tunggal di pekerjaan karena mereka khawatir bila melakukannya akan merugikan pekerjaan dan karir mereka. Dengan kekhawatiran demikian, langkah pertama dalam menarik (dan mempertahankan) para ibu tunggal adalah dengan membuat tempat kerja bersahabat bagi mereka dan juga praktis.

Survey yang dilakukan oleh AARP dan SHRM menyimpulkan bahwa tenaga kerja yang lebih tua cenderung untuk memiliki rata-rata ketidakhadiran yang lebih rendah, lebih bisa dipercaya, dan memiliki kebiasaan kerja yang lebih baik daripada yang lebih muda. Oleh karena itu, masuk akal jika para pengusaha untuk mendorong karyawan usia tua untuk tetap bekerja di perusahaan.

Pada dasarnya, cara yang sama yang diterapkan pada perekrutan pekerja berumur juga diterapkan pada perekrutan minoritas dan wanita. Pedoman mendasarnya adalah: menetapkan tujuan untuk merekrut lebih banyak minoritas dan wanita secara serius, dan berupaya mencapai tujuan tersebut dengan sekuat tenaga.

EEOC memperkirakan hampir 70% penyandang cacat adalah pengangguran, tetapi seharusnya tidak seperti itu.

 

F. MENGEMBANGKAN DAN MENGGUNAKAN FORMULIR APLIKASI

Saat Anda telah memiliki kumpulan pelamar, proses seleksi dapat dimulai, dan formulir aplikasi biasanya merupakan langkah pertama dalam proses ini. Formulir ini berisi empat jenis informasi. Pertama, Anda dapat membuat penilaian untuk hal-hal yang subtantif, seperti pendidikan pelamar dan pengalaman dalam melakukan pekerjaan. Kedua, Anda dapat menarik kesimpulan tentang kemajuan dan perkembangan pelamar itu sebelumnya, karakteristik yang sangat penting untuk calon karyawan manajemen. Ketiga, Anda dapat menarik kesimpulan tentative mengenai stabilitas pelamar berdasarkan catatan kerja sebelumnya. Keempat, Anda mungkin dapat menggunakan data dalam aplikasi untuk memprediksi calon karyawan mana yang akan berhasil dalam pekerjaan dan mana yang tidak.

 

G. PROSES PERENCANAAN HINGGA PEREKRUTAN KARYAWAN DALAM WIRAUSAHA

Pada zaman yang semakin maju membuat banyak persaingan di dalam dunia pekerjaan , oleh sebab itu banyak sekali orang yang berlomba – lomba untuk bekerja dan mencari pekerjaan di perusahaan yang mereka inginkan dengan bermodalkan pendidikan setinggi mungkin. Salah satunya dengan cara berwirausaha.

Kewirausahaan atau wirausaha adalah adalah proses mengidentifikasi, mengembangkan, dan membawa visi ke dalam kehidupan. Visi tersebut bisa berupa ide inovatif, peluang, cara yang lebih baik dalam menjalankan sesuatu. Hasil akhir dari proses tersebut adalah penciptaan usaha baru yang dibentuk pada kondisi risiko atau ketidakpastian.

Namun terkadang jalan hidup seseorang tidak semuanya berjalan sesuai yang harapan , tidak sedikit pula mereka yang tidak dapat mendapat pekerjaan di dalam perusahaan membuat usaha sendiri atau berwirausaha sekalipun dengan bakat pas – pasan di dalam berbisnis karna ketatnya persaingan dunia kerja , tidak jarang pula para karyawan dan karyawati di dalam suatu perusahaan memanfaatkan usaha berbisnis dengan berbagai macam alasan dari yang hanya sekedar iseng sampai ada yang merasa bosan menjadi pegawai karna terikat waktu dan tenaga. Dalam bidang perdagangan atau dunia berbisnis setiap wirausahaan memerlukan perencanaan kerja dan perekrutan tenaga kerja ,bila Hal tersebut digunakan agar perusahaan yang dibuat dapat terorganisir dengan baik. Entah perusahaan tersebut kecil, menengah, ataupun besar. Wirausaha harus memiliki perencanaan dan perekrutan tenaga kerja. Untuk itu saya, berusaha untuk menjelaskan hal yang diperlukan untuk wirausaha, yang bertujuan agar memudahkan para wirausaha.

Dalam wirausaha hal terpenting adalah karyawan. Karyawan sebagai sumber daya manusia merupakan aset yang paling penting bagi perusahaan. Mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kriteria yang diharapkan merupakan kunci utama bagi kesuksesan bisnis perusahaan. Manajemen Perekrutan (Recruitment management) adalah salah satu proses dalam Administrasi Personalia (Personnel Administration) pada departemen Human Resource Development (HRD) yang mendukung para pengambil keputusan dalam menentukan sumber daya manusia yang sesuai untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja.
Oleh sebab itu, sistem Manajemen Perekrutan tenaga kerja untuk sebuah perusahaan ini diharapkan mampu memberikan hal-hal sebagai berikut:

  • Merekrut karyawan berdasarkan permintaan dari departemen yang membutuhkan. Hal tersebut menjadi penting karena menghindarkan pemborosan suatu perusahaan.
  • Meningkatkan jumlah pelamar yang tersedia bagi kebutuhan proses perekrutan karyawan melalui kemampuan pencarian data yang baik. Tak kalah pentingnya, agar suatu wirausaha dapat memilih karyawan yang sesuai denga kemauan dan sesuai dengan keahlian yang dituhkan.
  • Mendefinisikan prosedur perekrutan yang mampu memberikan informasi mengenai pelamar yang memiliki kualifikasi dan kemampuan sesuai dengan kriteria yang diinginkan perusahaan. Kriteria ini hampir sama dengan kriteria sebelumnya, yaitu mendapatkan karyawan yang berkualitas.
  • Menyimpan dan menangani data pelamar yang tidak sesuai untuk suatu lowongan pekerjaan pada saat tertentu, namun memungkinkan untuk ditempatkan pada lowongan pekerjaan lainnya di masa yang akan datang. Diharapkan calon karyawan, mempunyai keahlian ganda. Tidak hanya di satu bidang saja.
  • Dapat mengetahui jangka waktu kontrak kerja karyawan subkontrak maupun karyawan percobaan. Hal ini sangat penting, karena sebelum menjadi karyawan tetap, maka wirausaha harus memberikan pelatihan-pelatihan khusus, agar nantinya tidak merugikan perusahaan.

Proses-proses yang terdapat di sistem Manajemen Perekrutan mulai dari perencanaan kebutuhan tenaga kerja hingga penerimaan karyawan baru adalah sebagai berikut:

  1. Alur Proses Manajemen Perekrutan Proses bisnis Manajemen Perekrutan menjelaskan mengenai proses pemenuhan kebutuhan tenaga kerja, mulai dari perencanaan kebutuhan tenaga kerja (man power planning), pendataan dan penyeleksian pelamar hingga penempatan kandidat tersebut ke unit yang membutuhkan.
  2. Pendataan pelamar meliputi data pelamar (personal data), data aplikasi (application data), data tambahan/additional data (pendidikan/education, riwayat pekerjaan/work experiences, kualifikasi/qualification, dan lain-lain) hingga penilaian (appraisal) pelamar.
  3. Proses-proses dalam recruitment management terdiri atas:
  • Perencanaan kebutuhan tenaga kerja untuk suatu periode tertentu.
  • Pembuatan lowongan kerja.
  • Seleksi pelamar eksternal.
  • Perpanjangan kontrak karyawan subkontrak dan karyawan percobaan.
  • Seleksi pelamar internal.

Setelah dijelaskan diatas, maka gambaran umumnya sebagai berikut:

  • Vacancy atau lowongan kerja adalah suatu posisi yang lowong di suatu perusahaan yang membutuhkan untuk segera diisi dalam batas waktu yang telah ditentukan.
  • Advertisement merupakan media untuk mempublikasikan vacancy.
  • Initial Data Entry merupakan sistem pendataan pelamar. Secara garis besar, data yang dimasukkan dalam Initial Data Entry ini terdiri atas; Personal Data, Addresses, Additional Data (Background Educations, Training & Courses, Qualifications, Work Experiences, References, Contract Elements, Strength & Challenges), dan Application Data.
  • Applicant pool merupakan bank data pelamar di suatu perusahaan. Bank data ini menjadi sarana untuk mencari dan menyeleksi kandidat-kandidat yang sesuai dengan kriteria yang diinginkan.
  • Seorang pelamar dapat di-assign ke satu atau lebih vacancy, namun dalam satu tahapan seleksi hanya satu applicant vacancy assignment yang akan diproses. Status pelamar untuk vacancy assignment ini disebut sebagai vacancy assignment status (VAS), sedangkan status applicant untuk keseluruhan vacancy disebut sebagai overall status (OS). Perubahan pada vacancy assignment status akan diikuti oleh perubahan yang sama pada overall status-nya, namun tidak untuk sebaliknya.
  • Status pelamar selama menjalani proses perekrutan dapat terdiri atas; hold, in process, rejected, offered contract, hired, dan transferred. Hold menunjukkan status pelamar yang ditangguhkan untuk sementara waktu sampai ada vacancy yang sesuai dengan kriteria yang dimiliki, in process untuk menunjukkan keikutsertaan pelamar dalam tahapan seleksi/test, rejected untuk menunjukkan penolakan pelamar atau offered contract jika sebaliknya, kemudian hired untuk menandai bahwa pelamar tersebut telah diterima menjadi karyawan dan transferred yang menunjukkan bahwa data pelamar sudah ditransfer ke master data karyawan dan pelamar sudah mendapatkan nomor induk karyawan (NIK).

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Dessler, Garry. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Indeks

http://rascoolzzz.wordpress.com/2012/10/09/perencanaan-perekrutan-tenaga-kerja/

http://id.wikipedia.org/wiki/Kewirausahaan

http://tulisanindahku.blogspot.com/2011/11/artikel-sdm-tentang-wirausaha.html

 

Oleh: Liliek Yuliawati, S.Pd

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s